張家界旅游會議預(yù)定及服務(wù)流程

一、會前
（一）、接受會議組織方咨詢，了解會議接待要求，包括：會議日程、與會人數(shù)、會議酒店級別、會議類型、旅游考察天數(shù)、與會人員來自的區(qū)域、會議室要求、娛樂節(jié)目要求、接送站要求、飲食要求等等盡可能詳細(xì)的情況說明。

（二）、1個工作日之內(nèi)，向會議組織方提供會議及旅游考察線路的詳細(xì)日程計劃，提供各項服務(wù)內(nèi)容及其服務(wù)明細(xì)報價，以完備的會議預(yù)案書給會議組織方。

 
（三）、應(yīng)會議組織方要求，接受實地考察，并委派專人協(xié)助會議組織方考察，考察內(nèi)容包括：酒店客房、會議室、餐廳、公司實力考察、會議旅游線路考察等，然后研討會議安排的可行性，預(yù)測并彌補(bǔ)會議安排漏洞。
 
（四）、為了維護(hù)雙方權(quán)利與義務(wù)，雙方簽訂會議服務(wù)合同，會議組織方向會議協(xié)辦方（“運(yùn)通公司會議中心”）支付一定金額的預(yù)訂金，具體金額視會議人數(shù)及規(guī)格來定。

（五）、落實接待前期工作，包含：住宿客房的安排、用餐的安排、會議室的布置、車輛的調(diào)度、導(dǎo)游的委派、相關(guān)工作人員的分工等。

（六）、臨近正式會議日期的前1-3天內(nèi)，會務(wù)組人員提前到達(dá)會議地點(diǎn)，檢查各項接待工作的落實情況并對接待服務(wù)細(xì)節(jié)事宜作進(jìn)一步的調(diào)節(jié)與部署，確保會議服務(wù)如期進(jìn)行。
二、會中
    到達(dá)會議報到日期，會議正常開展，所有工作人員按部就班，各施其職，力保會議及會議旅游井然有序進(jìn)行。
    1． 會議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎條幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
    2． 會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。
    3． 會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
    4． 會議住宿：房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。
    5． 會議餐飲：用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。
    6． 會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。
    7． 會議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。
    8． 會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。 
三、會后
     會議及旅游考察日程結(jié)束，參會人員返程（送站車亮及導(dǎo)游人員準(zhǔn)時到位）==》會議組織方與會議協(xié)辦方對帳，結(jié)算開票==》會務(wù)組人員返程，會議服務(wù)圓滿完成

旅游會議整體策劃思路

◇會議舉辦地的選擇◇
        閣下有了會議的初步構(gòu)想后，可根據(jù)會議經(jīng)費(fèi)、會議性質(zhì)、會議代表的所在地、會議日程、會議的目的等諸多因素來確定會議舉辦地。如果“張家界”為閣下會議舉辦地的候選目的地之一，閣下可以細(xì)讀“在張家界開會之優(yōu)勢”，當(dāng)閣下確定為張家界會議后，下一步就是預(yù)算張家界會議的會議費(fèi)用。

◇張家界會議費(fèi)用預(yù)算◇
　　首先，閣下可讓我們?yōu)槟龇菰敿?xì)的張家界會議費(fèi)用預(yù)算單。會務(wù)費(fèi)包括：酒店住宿、會場租用（包括會場設(shè)備）、餐飲（包括招待宴及酒水）、接送交通、會場布置、會議禮品、會議資料及用于不可預(yù)測的應(yīng)付各種超支部分的“活用經(jīng)費(fèi)”等，然后根據(jù)費(fèi)用預(yù)算，閣下就可以確定張家界會議酒店等事宜。

◇確定張家界會議酒店◇
　　閣下將根據(jù)會議的級別,會議經(jīng)費(fèi)等選擇相應(yīng)級別的會議酒店（張家界會議酒店首選）為張家界會議的會議場所；會議酒店的選擇必須遵循：權(quán)衡酒店級別與會議級別，必須相符；權(quán)衡同類檔次酒店的性價比，要求最佳。會議酒店及會議相關(guān)事宜確定后，大部分會議均有會后考察、會后旅游等事宜。

◇張家界會議會后考察及會議旅游安排◇
　　一般來說，會后考察或會后旅游是必不可少的，其重要性不言而喻，在此不多贅述，其考察線路可參考“ 張家界會議旅游行程”，下面我們來考慮會議的有關(guān)重要細(xì)節(jié)。

◇會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試◇
　　我們將根據(jù)會議的具體情況，為閣下設(shè)計并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計好所有的細(xì)節(jié)；我們將根據(jù)閣下的需要，為閣下提供會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；我們將根據(jù)閣下的需要，提前為閣下調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。會議設(shè)備可參考“張家界會議設(shè)備提供”。

◇印刷材料的設(shè)計制作、會議禮品的配送及打包◇
　　一般的大型會議，有印刷材料的設(shè)計、制作與會議禮品的配送。我們將為閣下的會議提供宣傳冊等印刷品設(shè)計、生產(chǎn)一條龍服務(wù)；我們將根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；我們將會為閣下的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷；我們將根據(jù)閣下的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置；我們將根據(jù)閣下的要求、會議的宣傳需要制作廣告牌；我們將根據(jù)閣下的要求配送會議禮品并分袋或打包，其會議禮品可參考“張家界會議禮品推薦”。

◇參會者的接送◇
　　此環(huán)節(jié)是張家界會議成功舉行的一項重要工作，我們將根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛接送與會代表（小車有桑塔娜2000，豐田、奧迪A6L等車型；面包車有現(xiàn)代商務(wù)、東風(fēng)風(fēng)行、廣州寶龍等車型；還有小、中、大旅游BUS）；我們的專車將會提前在火車站、汽車站、飛機(jī)場全天侯等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店；會議后或會議考察（會議旅游）結(jié)束后，我們將同樣派專車送與會代表至汽車站、火車站、飛機(jī)場等地（可參考“張家界會議及旅游用車”。

◇參會者的餐飲◇
　　我們將根據(jù)參會人員的喜好，為閣下預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、風(fēng)味餐、宴會等等;我們將根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點(diǎn)，為閣下推薦不同的用餐地點(diǎn)；一般情況下，三星酒店的餐飲標(biāo)準(zhǔn)在30元左右，四星級酒店的用餐標(biāo)準(zhǔn)在50左右，五星級酒店的用餐標(biāo)準(zhǔn)在80左右； 其具體可參考“張家界會議餐飲服務(wù)”

◇參會者業(yè)余時間的安排◇
　　我們將根據(jù)參會人員的喜好，為閣下設(shè)計不同的休閑方式（觀賞式晚會、互動式晚會、沐浴溫泉、保齡球、臺球、桑拿、高爾夫、卡拉OK等娛樂安排）。

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